ALPO31.B - Atto di Nomina ad Autorizzato del Trattamento

ATTO DI NOMINA AD AUTORIZZATO DEL TRATTAMENTO

Art. 29 Regolamento UE (GDPR) n. 679/2016

Gent.le Sig./Sig.ra Nome Cognome

CONSIDERATO che il Regolamento UE 679/2016 (nel prosieguo anche “GDPR”), pur non prevedendo esplicitamente la figura dell'“incaricato” del trattamento, fa comunque riferimento a "persone autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l'autorità diretta del titolare o del responsabile" (art. 4, n. 10, del GDPR) e stabilisce che “chiunque agisca sotto l’autorità” del Responsabile o del Titolare del trattamento, “che abbia accesso a dati personali non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal Titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri” (art. 29 del GDPR);

CONSIDERATO che il D.lgs. 196/2003 (Codice Privacy) cosi come modificato dal D.lgs. 101/2018, in virtù del principio di “Accountability” (art. 2-quaterdecies), prevede che “Il titolare o il responsabile del trattamento possono prevedere, sotto la propria responsabilità e nell'ambito del proprio assetto organizzativo, che specifici compiti e funzioni connessi al trattamento di dati personali siano attribuiti a persone fisiche, espressamente designate, che operano sotto la loro autorità. Il titolare o il responsabile del trattamento individuano le modalità più opportune per autorizzare al trattamento dei dati personali le persone che operano sotto la propria autorità diretta”

VISTO che il Garante per la protezione dei Dati Personali, nella “Guida all'applicazione del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali” del 28 aprile 2017, ha suggerito di mantenere in essere la struttura organizzativa e le modalità di designazione degli incaricati di trattamento così come delineatesi negli anni anche attraverso gli interventi del Garante, come misura tecnica e organizzativa adeguata, precisando che le disposizioni del Codice Privacy in materia di incaricati del trattamento sono pienamente compatibili con la struttura e la filosofia del Regolamento;

VISTO che il d.lgs. n. 101 del 10 agosto 2018 rende transitoriamente applicabili i provvedimenti del garante in quanto compatibili;

PRESO ATTO di quanto sopra, la Società, ritiene necessario individuare quali autorizzati/incaricati del trattamento i propri dipendenti e collaboratori che, nell’espletamento delle loro mansioni o compiti, hanno necessità di trattare dati personali di cui la Società è Titolare.

Ciò premesso, a seguito delle modifiche previste dal d.lgs. 101/2018, la scrivente Società Vectorlab SRL, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali:

valutata la necessità di processare e trattare dati internamente, > per mano dei propri dipendenti e collaboratori;
valutata la competenza e l’affidabilità dei propri dipendenti e > collaboratori;
valutata la formazione ricevuta da ciascun dipendente e le risorse > messe a disposizione.

in ottemperanza a quanto previsto dal Regolamento (UE) n. 679/2916, nonché di interventi legislativi europei o nazionali e/o provvedimenti delle Autorità di controllo successivi alla presente, provvede a individuarla e a nominarla quale PERSONA AUTORIZZATA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI sotto l'autorità diretta del Titolare.

La presente autorizzazione è efficace nell’ambito delle mansioni a Lei attribuite, limitatamente ai dati strettamente necessari per l’assolvimento dei suoi compiti lavorativi di volta in volta affidati. Lei è incaricata a trattare dati personali di cui può venire a conoscenza svolgendo le attività proprie del settore XXX a cui è stata assegnata, nello specifico (definire per ogni autorizzato):

gestione generale dei rapporti con Clienti e Fornitori, anagrafica Clienti e fornitori;
gestione di qualunque problematica e attività che riguardi la comunicazione aziendale (eventi, sito web, gestione di mailing list etc.);
redazione di documentazione tecnica;

Il diritto alla riservatezza, le istruzioni e i compiti elencati dovranno essere rispettati anche nel trattamento dei dati personali comuni ed eventualmente particolari di persone fisiche che le vengono affidati.

Ricordiamo che per trattamento dei dati personali la legge intende “qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione”.

Durante l’assolvimento del compito assegnatole, è tenuta a:

trattare i dati personali in modo lecito, corretto e trasparente;
raccogliere, registrare e conservare per le sole finalità indicate > dal Titolare, ossia il trattamento dovrà tendere alla > minimizzazione dei dati trattati;
trattare i dati personali in modo adeguato, pertinente e limitato > rispetto alle finalità per le quali sono trattati;
verificare il dato personale in modo costante per controllarne > l’esattezza e la correttezza laddove necessario;
conservare il dato personale per un tempo non superiore a quello > necessario per il conseguimento della finalità per i quali sono > trattati e nel rispetto delle misure di sicurezza tecniche e > organizzative predisposte dal Titolare.

Nello svolgimento delle proprie mansioni lavorative che prevedono il trattamento di dati personali l’Incaricato del Trattamento è tenuta, inoltre, a:

osservare scrupolosamente le istruzioni ricevute durante la > formazione e impartite dal Titolare del Trattamento/Referente > Privacy/DPO e presenti nelle procedure e regolamenti aziendali che > deve conoscere e rispettare e che fanno parte del Sistema di > gestione privacy;
garantire il pieno rispetto delle vigenti diposizioni legislative > in materia di protezione dei dati personali, compreso il profilo > relativo alla sicurezza, nonché delle connesse procedure > aziendali, per quanto di propria competenza;
garantire l’assoluta riservatezza dei dati di cui sia venuto a > conoscenza in occasione dell’espletamento delle sue attività, > impegnandosi a comunicare i dati esclusivamente ai soggetti > indicati dal Titolare, nei soli casi previsti dalla legge;
fermo quanto già indicato sopra, collaborare con il > Titolare/Referente Privacy/DPO segnalando eventuali situazioni di > rischio e rilevanti ai fini di legge, in particolare deve > segnalare alla direzione qualsiasi violazione dei dati (data > breach) di cui venga a conoscenza, anche indirettamente > (alterazione, accesso non autorizzato, perdita, diffusione, > cancellazione di dati);
sottoporsi alla formazione prevista in materia di protezione dei > dati personali;
conservare le proprie credenziali in modo sicuro e riservato per > non incorrere nel reato di accesso abusivo ad un sistema > informatico;
fornire al Titolare/Referente Privacy/DPO, a semplice richiesta e > secondo le modalità indicate da questi, tutte le informazioni > relative all'attività svolta, al fine di consentire loro di > svolgere efficacemente la propria attività di controllo;
in generale, prestare la più ampia e completa collaborazione al > Titolare/Referente Privacy/DPO, al fine di compiere tutto quanto > sia necessario ed opportuno per il corretto espletamento > dell'incarico nel rispetto della normativa vigente.
verificare di non utilizzare carta contenente dati personali > disciplinati dalle normative vigenti sulla privacy come carta di > riciclo.

La presente nomina cessa con il venir meno per qualunque motivo del rapporto di lavoro in essere.

L’Autorizzato è consapevole che l’inadempimento dell’obbligo di diligente e corretta esecuzione delle istruzioni ricevute, ed in particolare la violazione del divieto di comunicazione e diffusione dei dati trattati, potrà costituire elemento di valutazione dell’attività svolta dall’Autorizzato per conto di questa Azienda.

Luogo e Data: ____________________________

Per presa visione e accettazione:

Autorizzato del trattamento Il Titolare del trattamento

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