PR04.1 - Amministrazione
Procedura Amministrazione e Finanza
Revisioni
| Rev. | Data | Descrizione | Redatto | Approvato |
|---|---|---|---|---|
| 0.1 | 16/07/2026 | Prima bozza — documento mancante generato per colmare una lacuna rilevata nella SOA | IA | Da approvare |
1 Introduzione
1.1 Scopo / Campo di applicazione
Scopo della presente procedura è descrivere le modalità con cui VECTORLAB gestisce i processi dell'area Amministrazione e Finanza, tra cui la fatturazione attiva e passiva, la gestione della cassa e dei pagamenti, l'apertura e il controllo delle commesse, i rapporti con lo studio del commercialista e gli adempimenti fiscali, gli acquisti e i rapporti con i fornitori, la gestione delle trasferte e dei rimborsi spese.
[DA CONFERMARE: l'intero contenuto della presente procedura è stato ricostruito a partire dalla mappatura dei processi già presente in "PO02 - Gestione del Contesto" (par. 5.1.1 - Amministrazione e Finanza), in assenza di riferimenti puntuali nella SOA. Le modalità operative di dettaglio, i tool utilizzati e le responsabilità puntuali sono ipotesi ragionevoli da verificare con il Responsabile Amministrazione prima dell'approvazione].
Il campo di applicazione comprende tutte le attività amministrative e contabili svolte per conto di VECTORLAB.
1.2 Riferimenti e Allegati
ALPO01.B - Mansionario
MDPR05.1.B - Rimborso Spese Trasferta
MDPR08.1.A - Informazioni Documentate/Tools
MDPR10.1.A - Tabella Indicatori
PO02 - Gestione del Contesto
PR05.1 - Gestione del personale
PR26.1 - Gestione dei fornitori
PR09.1 - Gestione Commerciale
1.3 Definizioni, Acronimi, Abbreviazioni
SGI – Sistema di Gestione Integrato
KPI – Key Performance Indicator
F24 – Modello di pagamento unificato delle imposte italiane
CU – Certificazione Unica
2 Responsabilità
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Responsabile Amministrazione:
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gestire la fatturazione attiva e passiva, la cassa e i pagamenti;
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curare i rapporti con lo studio del commercialista e gli adempimenti fiscali e societari;
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gestire gli acquisti e i contatti amministrativi con i fornitori, in coordinamento con i Referenti Interni di cui a "PR26.1 - Gestione dei fornitori";
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gestire le trasferte e i rimborsi spese del personale;
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effettuare il controllo di gestione e la raccolta dei KPI dell'area;
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[DA CONFERMARE: se questa figura coincida con il ruolo "Responsabile Amministrazione" già citato in "PO02 - Gestione del Contesto" e "PR05.1 - Gestione del personale", o se le responsabilità siano ripartite tra più ruoli].
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Direzione (Amministratore Unico):
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approvare il budget aziendale e monitorarne l'andamento;
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autorizzare pagamenti, investimenti e recuperi crediti di importo rilevante;
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[DA CONFERMARE: eventuali soglie di approvazione differenziate per tipologia/importo].
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Responsabili di Area:
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richiedere l'apertura delle commesse relative ai propri progetti, con il relativo personale associato;
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fornire a Amministrazione i dati necessari alla verifica e rendicontazione delle commesse.
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3 Fatturazione attiva e passiva
Amministrazione gestisce l'emissione delle fatture attive verso i Clienti, sulla base degli ordini e delle offerte accettate (cfr. "PR09.1 - Gestione Commerciale"), e la registrazione delle fatture passive ricevute dai fornitori.
[DA CONFERMARE: sistema/software di fatturazione elettronica utilizzato, modalità di conservazione sostitutiva e tempistiche di emissione/registrazione delle fatture].
4 Gestione della cassa e dei pagamenti
Amministrazione gestisce la cassa aziendale e dispone i pagamenti verso fornitori, personale (cedolini, rimborsi) ed enti, a fronte delle relative richieste di pagamento, mantenendo evidenza dei flussi bancari e delle ricevute di pagamento.
[DA CONFERMARE: istituto/i bancario/i utilizzato/i, modalità di autorizzazione dei bonifici (es. firma singola/congiunta) e frequenza delle riconciliazioni bancarie].
5 Apertura, gestione e verifica delle commesse
A fronte di una richiesta del Responsabile di Area, che indica il progetto/commessa da aprire e il personale associato, Amministrazione apre la relativa commessa e ne mantiene il file di commessa, con periodica verifica dello stato di avanzamento e del margine, anche ai fini del monitoraggio del KPI GC1 - Margine di commessa (cfr. "MDPR10.1.A - Tabella Indicatori").
[DA CONFERMARE: strumento utilizzato per la gestione delle commesse (es. gestionale dedicato, foglio di calcolo) e frequenza della verifica periodica].
6 Rapporti con il commercialista e adempimenti fiscali
Amministrazione mantiene i rapporti con lo studio del commercialista per la predisposizione della documentazione contabile e fiscale periodica (estratti conto banche, copie bonifici effettuati, estratti conto carte di credito, registrazioni di cassa, fatture non pervenute tramite SDI, quietanze F24, moduli trasferte e relativi giustificativi di spesa), nonché per la predisposizione delle Certificazioni Uniche (CU) per i collaboratori autonomi.
[DA CONFERMARE: periodicità di invio della documentazione al commercialista (es. mensile) e canale di trasmissione utilizzato].
7 Gestione degli acquisti e dei contatti con i fornitori
Amministrazione gestisce le richieste di acquisto interne e i contatti amministrativi con i fornitori, in coordinamento con i Referenti Interni e con il processo di qualifica descritto in "PR26.1 - Gestione dei fornitori", e cura la gestione della documentazione di gara, quando applicabile.
8 Gestione delle trasferte e rimborsi spese
Il personale che effettua una trasferta compila il modulo "MDPR05.1.B - Rimborso Spese Trasferta", allegando i relativi giustificativi di spesa; Amministrazione verifica la richiesta e dispone il rimborso.
[DA CONFERMARE: modalità di autorizzazione preventiva della trasferta e limiti di spesa rimborsabili].
9 Recupero crediti
Amministrazione monitora lo stato dei crediti verso Clienti e attiva le azioni di sollecito e recupero necessarie in caso di ritardo nei pagamenti.
[DA CONFERMARE: procedura di sollecito adottata (es. numero e tempistica dei solleciti prima dell'eventuale azione legale)].
10 Rendicontazione progetti (Area Innovation)
Amministrazione supporta la rendicontazione economico-finanziaria dei progetti dell'Area Innovation & Research Projects, in coordinamento con i relativi Responsabili di progetto, ai fini della gestione dei finanziamenti/bandi ottenuti.
11 Monitoraggio KPI
L'efficacia del processo di Amministrazione e Finanza è monitorata anche attraverso l'indicatore AF1 - Gestione efficace del budget aziendale, definito in "MDPR10.1.A - Tabella Indicatori".
12 Gestione delle informazioni documentate
[DA CONFERMARE: repository e struttura delle cartelle in cui viene archiviata la documentazione amministrativa e contabile (fatture, documentazione bancaria, documentazione di gara, documentazione per il commercialista), non essendo attualmente descritte in nessun altro documento del SGI].