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REG02 - Regolamento comportamentale del personale

Procedura Gestione

delle Risorse Umane

Revisioni
Rev. Data Descrizione Redatto Approvato
0.0 24/04/2026 Prima emissione HR Amministratore Unico
0.1 09/07/2026 Revisione assistita da IA: allineato il ruolo RSPP alla realtà aziendale; corretti riferimenti a un dominio email non aggiornato HR Amministratore Unico

Indice

Introduzione

Le disposizioni che seguono, che si integrano con quanto previsto dal CCNL, intendono enunciare le norme aziendali per un corretto rapporto tra VECTORLAB e il personale con cui, a vario titolo, essa stessa lavora, opera e collabora.

Si tratta di un regolamento che ha valore generale; in esso sono enunciati i diritti, i doveri e le responsabilità rispetto ai quali si conformano la conduzione e l’organizzazione delle attività aziendali, nel rispetto degli interessi dei lavoratori, dei clienti, dei fornitori e dell’intera collettività.

Le disposizioni contenute nel presente regolamento stabiliscono le linee guida comportamentali da tenere e si applicano al personale di VECTORLAB (dipendenti, tirocinanti, stagisti, borsisti).

Ognuno è responsabile della correttezza delle proprie azioni e delle loro conseguenze.

Oltre al contenuto del presente regolamento, il personale della Società è tenuto al completo rispetto sia delle leggi vigenti (elencate in “MDPR08.1.A – Informazioni documentate/Compliance”), che di altri regolamenti e delle politiche e procedure aziendali.

Riferimenti e Allegati

ALPO01.A – Organigramma

ALPO01.B – Mansionario

ALPR05.1.E – Accordo Lavoro Agile

ALPR05.1.F – Informativa Lavoro Agile

IOPR05.1.B – Utilizzo sistema di ticketing XXX

MDPR05.1.B - Rimborso Spese Trasferta

MDPR05.1.H – Processo disciplinare

MDPR06.1.B – Scheda personale della formazione

MDPR06.1.E – Griglia delle competenze

MDPR08.1.A – Informazioni documentate

MDPR18.1.A – Registro del Personale

MDPR18.1.E – Registro dei Visitatori

PR06.1 – Gestione delle Performance

PR08.1– Gestione delle Informazioni Documentate

PR18.1 – Gestione Sicurezza Fisica e Ambientale

REG01 – Regolamento di utilizzo degli strumenti informatici aziendali.

Definizioni, Acronimi, Abbreviazioni

CDA – Funzioni dell'organo di amministrazione, esercitate dall'Amministratore Unico (società a socio unico e amministratore unico)

Data Breach – Violazione dati personali

HR – Risorse Umane

RSGI – Responsabile del Sistema di Gestione Integrato.

Regolamento comportamentale del personale

Tutto il personale in fase di inserimento riceve, assieme alla documentazione contrattuale e del Sistema di Gestione, gli asset fisici e logici necessari per l’esecuzione dei propri compiti e del proprio ruolo in base alla mansione attribuita e dettagliatamente descritta in “ALPO01.B – Mansionario”; contestualmente, il personale viene inserito nell’organigramma aziendale “ALPO01.A – Organigramma” che consulta per comprendere le linee di riporto e la struttura dell’organizzazione.

Il personale ha l’obbligo di usare modi cortesi e rispettosi con il pubblico e con i clienti della Società e di tenere una condotta conforme ai civici doveri.

Si richiama il diritto-dovere di ognuno di pretendere e di rispettare il decoro nell’abbigliamento e nell’igiene sui luoghi di lavoro.

L’utilizzo dei beni aziendali deve avvenire esclusivamente per l’assolvimento delle mansioni lavorative: non sono ammessi l’appropriazione e l’uso per scopi personali. A tal proposito, per la corretta gestione di tali asset il personale deve riferirsi e applicare il “REG01 – Regolamento di utilizzo degli strumenti informatici aziendali”.

Strumenti condivisi

Il personale dipendente deve gestire e mantenere aggiornate le informazioni condivise con HR.

In particolare, in fase di inserimento viene creata un’utenza che consente l’accesso:

  • a una casella di posta al seguente indirizzo e-mail XXX@XXX.com

  • a XXXXXXX che contiene la cartella “##_Nome Cognome” suddivisa in sottocartelle che sia HR sia il personale devono tenere aggiornate con la documentazione condivisa (es. “MDPR06.1.B – Scheda personale della formazione_Cognome.xls” che HR salva a seguito dell’inserimento della risorsa in Azienda e che la risorsa stessa deve aggiornare ogni volta che riceve formazione).

  • a XXXXXXX che contiene la cartella relativa alla documentazione del Sistema di Gestione “VECTORLAB – Pubblicato”.

In questo repository vengono pubblicate le informazioni documentate rilasciate dal Sistema di Gestione secondo quando descritto nella procedura “PR08.1 – Gestione delle Informazioni Documentate”.

Contestualmente al rilascio di nuove informazioni documentate o revisioni, RSGI invia una e-mail al personale con oggetto “Comunicazione pubblicazione Informazioni Documentate”. Il personale deve prendere visione, comprendere i contenuti della documentazione rilasciata e assicurarsi di non accedere a versioni obsolete della documentazione.

Qualsiasi azione non conforme alle politiche aziendali dell’Organizzazione sarà considerata una violazione della Sicurezza delle Informazioni e della Protezione dei Dati Personali e come tale si tradurrà nella revoca dell'accesso alle aree e alle risorse informatiche, rete e documenti. L'uso improprio degli strumenti aziendali costituisce una grave violazione del dovere di correttezza e può comportare l'adozione di provvedimenti disciplinari in conformità alla normativa vigente.

I casi gravi saranno segnalati all'autorità competente e potranno essere oggetto di provvedimenti disciplinari o legali.

Mailing list e numeri di telefono

In caso di comunicazioni relative a specifiche tematiche, sono state definite le seguenti mailing list:
INDIRIZZO EMAIL TEMATICA

Tabella - Mailing list

Le caselle di posta personali e le mailing list possono contenere informazioni personali che possono essere trattate per le finalità di ciascuna mansione e/o incarico.

Di seguito, i numeri telefonici specifici dell’Azienda:

Tabella - Numeri telefonici

IMPORTANTE: chiunque riceva un CV in una casella di posta differente da candidati@vectorlab.it deve inoltrarlo alla suddetta casella di posta ed eliminarlo definitivamente dalla casella non deputata a tale compito.

Svolgimento del rapporto di lavoro

XXXXXXXXXX

\<\<Descrivere dove avviene lo svolgimento delle attività lavorative, se è regolamentato lo smart working, ecc.>>

Lo svolgimento del rapporto di lavoro avviene presso la sede di VECTORLAB, presso i clienti oppure in modalità agile secondo quando stabilito bilateralmente in “ALPR05.1.E – Accordo lavoro Agile” e a cui il personale deve attenersi anche per garantire aspetti di sicurezza sul posto di lavoro e sicurezza delle informazioni.

XXXXXX

Assegnazione buoni pasto

XXXXXXXX

Descrivere se applicabile

Orario di lavoro e registro presenze

L’orario di lavoro ordinario, per il personale full time, resta confermato in 40 ore settimanali, ripartite di norma, dal lunedì al venerdì, con pausa pranzo giornaliera obbligatoria (durata minima consentita 45 minuti), non retribuita e che deve essere espletata fuori dall’abituale postazione di lavoro.

Per il personale part time si applica la percentuale prevista dal CCNL.

L’orario di lavoro è applicato per tutti coloro che svolgono attività presso l’ufficio aziendale o presso clienti e/o postazioni remote; tale orario è comunque subordinato ad eventuali esigenze specifiche espresse dalla Direzione, dal Responsabile di Area e/o dai clienti in relazione alle attività e alle mansioni svolte dal personale. In tal caso, ogni variazione verrà comunicata direttamente alla persona interessata a mezzo mail o verbalmente.

Il personale è tenuto a rispettare il seguente orario di lavoro:
Mattino Pomeriggio
Ingresso Uscita Ingresso Uscita
9.00 13.00 14.00 18.00
Pausa: 1 ora

Tabella - Orario di lavoro

Gli accessi fisici alla sede avvengono attraverso l’assegnazione di………………

All’ingresso e all’uscita il personale di VECTORLAB è tenuto a registrare, firmando, data e ora di ingresso e uscita dalla struttura, nell’apposito registro “MDPR18.1.A – Registro del Personale” posizionato nell’atrio, avendo cura di inserire le informazioni richieste in modo leggibile.

Qualora il personale debba accogliere ospiti (clienti, fornitori, partner, ecc.) deve attenersi a quanto descritto in “PR018.1 – Gestione Sicurezza Fisica e Ambientale” attraverso la compilazione di un analogo registro destinato ai visitatori “MDPR18.1.E – Registro dei Visitatori”.

Pausa pranzo

La pausa pranzo obbligatoria può essere espletata presso l’area comune o attorno ai tavoli destinati alle riunioni, in ogni caso è vietato consumare i pasti presso la propria postazione di lavoro se non in situazioni particolari e previa comunicazione e autorizzazione da parte di HR o della Direzione.

Ciascuno ha la responsabilità, al termine della pausa, di lasciare le aree utilizzate in modo decoroso e ordinato per motivi igienici.

Pause

Per scongiurare i rischi per la salute (vista, postura e affaticamento) connessi all’attività lavorativa tramite videoterminali è concessa una pausa di un quarto d’ora ogni due ore (sempre mediante pause o cambiamento di attività di lavoro), fino ad un massimo di 15 min.

Le pause non sono cumulabili agli eventuali permessi di entrata posticipata o uscita anticipata dal lavoro.

I Responsabile di Area avranno cura di verificare il corretto rispetto di queste disposizioni.

Uscite straordinarie

Eventuali uscite durante l’orario di lavoro, dovranno essere autorizzate dal Responsabile di Area e comunicate via e-mail a HR.

Gestione della rendicontazione mensile

XXXXXXXX

Descrivere

Rilevamento presenze

Per tutto il personale presente in sede, la presenza giornaliera è rilevata mediante firma sul registro presente all’ingresso, da effettuarsi sia in ingresso che in uscita della giornata lavorativa, sia ad ogni allontanamento dal luogo di lavoro per permessi a vario titolo e/o per pausa pranzo.

La compilazione del registro è richiesta sia in ottemperanza al D.lgs. 9 aprile 2008, n. 81 – “TESTO UNICO SULLA SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO” al fine di poter identificare in caso di emergenza il personale presente nel sito di lavoro sia per la gestione degli accessi fisici come descritto in “PR018.1 - Gestione Sicurezza Fisica e Ambientale”.

Assenza di lavoro per malattia e/o infortunio

In caso di impossibilità a svolgere il proprio lavoro (uffici VECTORLAB o sede Cliente, o Smart Working) a seguito di malattia, infortunio o improvviso evento, il personale deve darne notizia la mattina stessa del giorno di inattività, ad HR amministrazione@vectorlab.it, riportando il numero del certificato attribuito dalla ASL, e al Responsabile di Area.

Tale comunicazione deve essere comunque presentata inderogabilmente entro le ore 13.00 del giorno in cui decorre l’evento.

In caso di malattia/infortunio i dipendenti sono tenuti ad inviare via e-mail il numero di protocollo del certificato medico (anche solo per un giorno di assenza) entro le 24 ore dall'inizio della comparsa della malattia, comunicando in caso di variazione il domicilio presso cui si trova, se diverso da quello noto all’Azienda.

Comunicazione ferie e permessi

Il termine ferie o permesso viene inteso come assenza dal posto di lavoro per motivi che non siano infortunio o malattia.

Per permettere un’efficiente organizzazione del lavoro, evitando disservizi ai Clienti, occorre avere un quadro puntuale della presenza del personale; pertanto, è necessario che le richieste di ferie o permesso vengano inviati al personale tempestivamente amministrazione@vectorlab.it, previa valutazione del Responsabile di Area.

In base alla tipologia di contratto e al CCNL la richiesta di ferie dovrà rispettare le seguenti tempistiche di preavviso:
Durata Ferie Tempo di comunicazione e preavviso

Tabella - Comunicazione ferie

È facoltà di VECTORLAB definire i periodi di chiusura aziendale che verranno comunicati all’inizio dell’anno da HR e durante i quali tutto il personale effettuerà ferie e/o permessi retribuiti a seconda dell’indicazione dell’azienda.

HR richiederà un piano ad ogni Responsabile di Area al fine di gestire al meglio i progetti e le commesse.

Si ricorda che VECTORLAB ha facoltà di rifiutare determinate richieste di ferie/permesso in relazione a specificità sulle attività progettuali.

Permesso Visite Mediche

Al personale sono riconosciuti specifici permessi per l'espletamento di visite, terapie, prestazioni specialistiche o esami diagnostici, fruibili su base sia giornaliera che oraria, nella misura massima di 12 ore annuali.

Tali permessi, sono assimilati alle assenze per malattia ai fini del computo del periodo di confronto e sono sottoposti al medesimo regime economico delle stesse.

Tali permessi possono essere fruiti anche cumulativamente per la durata dell'intera giornata lavorativa.

La domanda di fruizione dei permessi è presentata dal dipendente nel rispetto di un termine di preavviso di almeno 24 ore precedenti la fruizione e, comunque, non oltre l'inizio dell'orario di lavoro del giorno in cui il dipendente intende fruire del periodo di permesso giornaliero od orario.

L'assenza per i permessi per Visita Medica è giustificata mediante attestazione di presenza, anche in ordine all'orario, redatta dal medico o dal personale amministrativo della struttura, anche privati, che hanno svolto la visita o la prestazione.

L'attestazione è inoltrata ad HR dal lavoratore oppure è trasmessa direttamente a quest'ultima, anche per via telematica, a cura del medico o della struttura.

In caso di rapporto di lavoro a tempo parziale, il computo è calcolato proporzionalmente alle ore di permesso fruibili annualmente.

Non è conteggiato nel Permesso Visita Medica il tempo impiegato per recarsi sul luogo della visita e ritorno al luogo di lavoro. Questo tempo verrà conteggiato come Permesso generico.

Il lavoratore al quale sia stata riconosciuta una riduzione all’attitudine lavorativa superiore al 50% può usufruire ogni anno, anche in maniera frazionata, di un congedo straordinario non superiore a 30 giorni (240 ore). Il Dipendente deve presentare al datore di lavoro una domanda accompagnata dalla richiesta del medico convenzionato con il SSN o appartenente ad una struttura sanitaria pubblica dalla quale risulti la necessità della cura in relazione all'infermità invalidante riconosciuta.

Congedi parentali

La fruizione dei congedi parentali avverrà secondo quanto previsto dalle normative contrattuali e dalla legge.

Sarà cura del lavoratore provvedere alla consegna dell’apposita documentazione giustificativa ad HR (ad esempio: corrispondenza con INPS di richiesta e concessione di ore o giorni di congedo).

Permessi retribuiti per studio

Ai lavoratori che conseguano il diploma di istruzione di secondo grado ed il diploma di laurea triennale e magistrale è riconosciuto 1 giorno aggiuntivo (2 giorni se il percorso di studi è coerente con le attività aziendali) di permesso retribuito, per la preparazione dei relativi esami finali.

Tale specifico permesso aggiuntivo dovrà essere preventivamente richiesto ad HR amministrazione@vectorlab.it mettendo in copia il proprio Responsabile di Area e dovrà essere approvato dalla Direzione.

Permessi non retribuiti per malattia/disabilità

In aggiunta a quanto previsto dalle previsioni di legge in materia, è riconosciuto, dietro presentazione di idonea documentazione, 1 giorno di permesso non retribuito all’anno per le seguenti casistiche:

  • malattia del figlio/a tra i 3 anni e fino a 12 anni;

  • malattia del figlio/a adottato/a ed affidato/a, qualunque sia l’età del minore (non oltre 18 anni) entro 12 anni dall’ingresso del minore in famiglia.

Tale specifico permesso aggiuntivo dovrà essere preventivamente richiesto ad HR amministrazione@vectorlab.it mettendo in copia il proprio Responsabile di Area.

Inoltre, è riconosciuto 1 giorno di permesso non retribuito all’anno nei casi di disabilità del figlio (anche adottivo o affidato), certificata ai sensi della L. n. 104 del 1992.

Permessi retribuiti per grave infermità/decesso

Esclusivamente nelle ipotesi di grave infermità/decesso del coniuge (o convivente more uxorio) o del figlio (anche adottivo/affidato), i dipendenti hanno diritto ad 1 giorno aggiuntivo di permesso retribuito, per evento, in ragione d’anno.

Il suddetto permesso può essere fruito anche in modalità frazionata di 4 ore.

Il dipendente è tenuto a presentare il certificato di decesso o idonea certificazione sanitaria rilasciata dalla struttura competente che attesti la grave infermità o il decesso.

Esclusivamente nel caso di decesso, il giorno di permesso dovrà essere utilizzato entro 7 giorni dall’evento.

Tale specifico permesso aggiuntivo dovrà essere preventivamente richiesto ah HR amministrazione@vectorlab.it mettendo in copia il proprio Responsabile di Area.

Congedo matrimoniale

In caso di matrimonio compete al lavoratore non in prova un periodo di congedo di 15 giorni consecutivi da calendario durante il quale detti lavoratori sono considerati a tutti gli effetti in attività di servizio.

La richiesta di congedo dovrà essere avanzata con un preavviso di almeno sei giorni dal suo inizio, salvo casi eccezionali tramite mail ad HR amministrazione@vectorlab.it mettendo in copia il proprio Responsabile di Area .

Il congedo è utilizzabile entro 6 mesi dalla data delle nozze.

Permesso Legge 104

Il congedo straordinario è un periodo di assenza dal lavoro retribuito concesso ai lavoratori dipendenti che assistano familiari con disabilità grave (per specifiche consultare CCNL).

Ai lavoratori a cui INPS ha attivato il permesso per l’assistenza familiare ai fine della Legge n. 104/92 – 106/25 spettano dei giorni di permesso retribuito in base alla richiesta presentata all’INPS. Il certificato che ne attesta l’approvazione deve essere mandato ad HR amministrazione@vectorlab.it.

Permesso per donazione del sangue

Il personale che effettua la donazione di sangue a titolo gratuito presso uno dei centri autorizzati dal Ministero della Sanità ha diritto ad una giornata lavorativa di riposo retribuita.

Il personale ha l’obbligo di presentare ad HR la documentazione necessaria fornita dal medico che ha effettuato il prelievo.

Tale giornata di riposo dovrà essere concordata con il proprio Responsabile di Area.

Regolamentazione trasferte

XXXXXX

Descrivere le regole per la gestione delle trasferte

Rimborso spese

XXXXXXXX

Descrivere eventuale rimborso spese

Il rimborso delle spese sostenute durante la trasferta potrà avvenire solo previa compilazione del modulo “MDPR05.1.B – Rimborso Spese Trasferta” contemporanea presentazione di tutti i giustificativi delle spese.

La consegna del modulo debitamente compilato in ogni sua parte e i relativi giustificativi, conservati dal dipendente per tutta la durata della trasferta, dovranno essere consegnati contestualmente in un'unica soluzione, al rientro, e comunque non oltre la prima settimana successiva rispetto al mese in cui la trasferta è stata effettuata, pena la non possibilità di effettuare i dovuti rimborsi da parte dell’Azienda.

I documenti andranno consegnati sia in formato cartaceo sia inviati, come pdf della scansione, via mail ad Amministrazione amministrazione@vectorlab.it entro la fine del mese corrente ove possibile o entro i primi giorni del mese successivo. Nel caso di invio via mail gli originali devono essere conservati presso la sede di lavoro del dipendente, e consegnati appena possibile.

Gestione strumenti aziendali

Alcuni strumenti per l’esecuzione del lavoro sono forniti da VECTORLAB in fase di definizione del contratto e in base ad esso. Tali strumenti di lavoro verranno consegnati al personale contestualmente alla presa in carico di responsabilità firmata.

Il personale deve attenersi ad un corretto e consono uso dei beni aziendale messi a diposizione per lo svolgimento delle proprie mansioni secondo quanto richiesto nel “REG01 – Regolamento di utilizzo degli strumenti informatici aziendali” a cui il personale deve attenersi.

In caso di risoluzione del rapporto di lavoro, gli strumenti in dotazione devono essere restituiti al datore di lavoro l’ultimo giorno lavorativo.

Salute e sicurezza sui luoghi di lavoro

VECTORLAB da sempre si è adeguata alle normative relative alla prevenzione infortuni e sicurezza nei luoghi di lavoro. Lo strumento prevalentemente utilizzato dall’Azienda per garantire al personale le informazioni sulla sicurezza sul luogo di lavoro è la formazione che viene svolta periodicamente dai soggetti preposti ed al supporto delle figure preposte alla sicurezza (RSPP, ricoperto internamente, e Medico Competente, quale consulente esterno del Datore di lavoro) che garantiscono il rispetto delle norme del Dlgs. 81.08 e dell’Accordo Stato-Regione.

Per tematiche relative alla salute e sicurezza dei lavoratori il personale può fare riferimento al RLS utilizzando l’apposita mailing list.

I lavoratori possono inoltre consultare le norme generali stabilite dal CCNL di categoria nel cloud primario nella cartella: “VECTORLAB SGI - Pubblicato\C_DOCUMENTI ORIGINE ESTERNA\Regolamenti\CCNL IND xxxxx”.

Il divieto di assumere bevande alcoliche così come il divieto di fumo è assoluto in qualsiasi locale aziendale, è consentito fumare soltanto all’esterno.

Quando il lavoratore svolge le sue mansioni in modalità agile è tenuto a rispettare quanto contrattualizzato in “ALPR05.1.E – Accordo Lavoro Agile” e nella relativa “ALPR05.1.F – Informativa Lavoro Agile”.

Competenze

VECTORLAB mantiene monitorate le competenze del personale incaricato delle attività e dei compiti che influenzano la qualità dei servizi offerti dall'Azienda, la sicurezza delle informazioni e la gestione corretta dei dati personali.

Le competenze possono riguardare istruzione, ossia titoli di studio, formazione, addestramento, esperienza e abilità personali (leadership, propensione al team building, ecc.).

Le competenze sia tecniche che di valutazione individuale vengono censite e tenute monitorate attraverso la compilazione di “MDPR06.1.E - Griglia delle competenze”.

A seguito della revisione a inizio anno di tali competenze, il personale viene inserito in un piano di formazione gestito da HR o può ricevere obiettivi specifici per il miglioramento delle proprie competenze. Il personale si deve impegnare a migliorare le proprie competenze e raggiungere il livello pianificato con il proprio Responsabile di Area o con la Direzione.

Formazione

A seguito del piano di formazione emesso a inizio anno e delle esigenze formative che si presentano durante l’anno, il personale effettua formazione attraverso la partecipazione a corsi, webinar, affiancamenti. Al fine mantenere aggiornato il percorso formativo, il personale è tenuto a:

  • aggiornare, contestualmente al completamento di una formazione o al massimo mensilmente, la propria scheda della formazione “MDPR06.1.B – Scheda personale della formazione” contenuta nella cartella personale “XX_Nome Cognome\FORMAZIONE”;

  • salvare mensilmente certificazioni e/o attestati a supporto delle competenze tecniche nella cartella personale;

  • aggiornare il proprio curriculum vitae in formato europeo presente nella cartella personale.

Comunicazione

La gestione della comunicazione interna ed esterna deve rispettare quanto scritto nella politica “PO07 – Gestione della Comunicazione” e in particolare quando declinato nel piano “MDPO07.A – Piano della Comunicazione”.

In particolare, le comunicazioni aziendali di HR possono essere reperite nella cartella: “VECTORLAB SGI - Pubblicato\E_COMUNICAZIONI\Anno \<riferimento>” mentre le comunicazioni personali vengono salvate da HR nel cloud primario nella cartella personale “XX_Nome Cognome”.

Gestione delle Performance

La gestione delle performance è uno strumento di valutazione del personale aziendale riferito ad un periodo di osservazione, (un anno, generalmente l’anno solare) e misurato sulla valutazione delle competenze generali assunte dalla risorsa, in accordo ad un modello di comportamenti che creano valore per l’Azienda ed eventuali obiettivi personali concordati con il proprio Responsabile di Area, secondo quanto descritto in “PR06.1 – Gestione delle Performance”.

La valutazione delle competenze e di eventuali obiettivi personali viene gestito da HR con il supporto della Direzione e/o dei Responsabile di Area inizialmente in fase di inserimento del personale o entro 6 mesi dall’ingresso della risorsa e rivisto annualmente.

Il personale è tenuto ad impegnarsi per migliorare le proprie competenze, potendosi confrontare con il proprio Responsabile di Area o Direzione.

Violazione norme comportamentali e politiche

L’inosservanza delle norme comportamentali e delle politiche di VECTORLAB o qualsiasi altra inosservanza dei doveri da parte del personale e/o trasgressione alle norme del CCNL vigente, comporterà l’applicazione dei provvedimenti disciplinari previsti dal CCNL o valutati dalla Direzione secondo i criteri di seguito descritti.

Il sistemare disciplinare con sanzioni proporzionate alla gravità della violazione rispetto ai regolamenti e politiche del Sistema di Gestione Integrato è un requisito imprescindibile per l’efficacia dello stesso.

Gli atti e le violazioni possono essere riscontrati dall’attività di audit, dall’analisi delle cause di un incidente di sicurezza o di un Data Breach oppure da attività di monitoraggio che possono segnalare:

  • comportamenti disattesi o tentativi di dolo

  • tentativi di accesso non autorizzato

  • tentativi di diffusione di informazioni

  • tentativi di cancellazione di informazioni e dati

  • tentativi di installazione non autorizzata di software

  • tentativi di furto di dati mediante la copia su supporti removibili

  • tentativi di furto di dati mediante l’invio a destinazioni remote

  • altre anomalie simili.

La conduzione delle indagini

La raccolta delle evidenze e la documentazione delle violazioni sono alla base del processo disciplinare a carico di HR che può avvalere di altre figure interne all’Azienda. L’anomalia, il comportamento pericoloso, gli atti non appropriati o contrari alle politiche, ai regolamenti e più in generale al sistema di gestione ascrivibili alla persona sono raccolti (documentati) e spiegati allo scopo di condurre:

  • un’indagine che mira ad accertare l’assenza di altri pericoli legati alle circostanze anomale,

  • un processo disciplinare finalizzato a punire l’atto compiuto e scongiurare il suo ripetersi e la sua emulazione.

L’amministratore di sistema ha un ruolo importantissimo nella conduzione delle indagini sulla violazione della sicurezza delle informazioni e dei dati personali.

Soprattutto dal punto di vista tecnico, tale ruolo deve essere coinvolto nell’accertamento e nella documentazione relativi a:

  • l’atto di rilevazione della non conformità (anomalia)

  • la descrizione della non conformità (anomalia)

  • i processi coinvolti

  • i danni ai dispositivi

  • i danni per le informazioni

  • l’analisi delle cause e le ipotesi investigative

  • le azioni da intraprendere.

Sanzioni a carico del personale

Il processo disciplinare è predisposto nel rispetto degli Artt. 2103, 2106, 2118 e 2119 del Codice civile, della Legge n. 300/1970 (c.d. “Statuto dei lavoratori”) e dei vigenti CCNL (Contratti Collettivi Nazionali di Lavoratori) adottati dall’Azienda.

  • Rimprovero verbale: si applica in caso di lieve inosservanza dei principi e delle regole ovvero di violazione delle procedure e norme interne.

  • Rimprovero scritto: in caso di inosservanza dei principi ovvero di adozione di un comportamento non conforme alle prescrizioni o di reiterazione del comportamento non corretto.

  • Sospensione dal servizio e dal trattamento economico fino ad un massimo di 10 giorni: in caso di inosservanza dei principi ovvero di adozione di un comportamento non conforme in misura tale da essere considerata di una certa gravità (esempio: dolo).

  • Licenziamento per giustificato motivo: in caso di notevole inadempimento degli obblighi contrattuali da parte del dipendente (licenziamento con preavviso per giustificato motivo soggettivo) o ragioni connesse all'organizzazione del lavoro, al funzionamento regolare dell'organizzazione e all'attività produttiva (licenziamento con preavviso per giustificato motivo oggettivo). Esempi:

    • considerevole inadempimento degli obblighi contrattuali da parte del lavoratore;

    • ritardi sistematici sul posto di lavoro da parte del dipendente;

    • carcerazione preventiva del dipendente;

    • detenzione per condanna passata in giudicato;

    • assenza per malattia prolungata o superamento del “comporto” (cioè il periodo in cui non si può licenziare un lavoratore assente per malattia per un periodo massimo stabilito dal CCNL, “eccessiva morbilità o superamento del periodo di comporto”);

    • inidoneità fisica del lavoratore;

  • Licenziamento per giusta causa: in caso di trasgressione o inadempienza da parte del lavoratore, tale da compromettere il rapporto di fiducia instauratosi con il suo datore. In questa ipotesi si può assistere ad un licenziamento senza preavviso. Esempi:

    • assenza ingiustificata del dipendente oltre i termini contrattuali;

    • violenza e minacce nei confronti del datore di lavoro, di colleghi e/o di superiori (ad esempio insubordinazione, ingiurie, percosse, minacce);

    • furto di denaro e/o di beni aziendali (reati commessi nell’esercizio delle mansioni lavorative, danneggiamenti volontari e/o fatti criminosi al di fuori del rapporto lavorativo, ma tali da incrinare il rapporto di fiducia tra le parti);

    • svolgimento di attività lavorativa da parte del dipendente durante la cassa integrazione;

    • rifiuto del trasferimento in altra sede o di cambiare mansioni o di essere adibito ad altre mansioni, purché queste siano equivalenti e non dequalificanti;

    • altro motivo previsto dal CCNL.

Al fine di tracciare il processo disciplinare, VECTORLAB si avvale del modulo “MDPR05.1.H – Processo disciplinare” che viene condiviso con il personale indagato la cui compilazione e gestione è a carico di HR.